Aprende a sincronizar tus datos y controlar OneDrive

Si usamos una plataforma de almacenamiento en la nube, además de hacer una copia de seguridad, estamos buscando liberar espacio en nuestro dispositivotanto móvil como ordenador. Cuando configuramos la aplicación OneDrive en Windows, se creará una carpeta con el mismo nombre en la columna izquierda del Explorador.

Dentro de esa carpeta hay un acceso directo a todo el contenido que tenemos almacenado en OneDrive, de esta forma no ocupamos el espacio que tenemos en nuestro ordenador con todo el contenido almacenado en la nube. Los archivos que no están físicamente disponibles en nuestro dispositivo van acompañados de un icono de nube. Los que descargamos reemplazan la nube con una marca de verificación verde.

Para abrir una imagen, documento o video, solo presione dos veces y automáticamente se descargará a su computadora y se abrirá, tal como si fuera un documento almacenado en su computadora. Salvo que sean vídeos que ocupen mucho espacio, el tiempo que tarda el ordenador en descargar el documento y abrirlo es prácticamente el mismo que si lo tuviéramos en nuestro ordenador, siempre que utilicemos una conexión de fibra.

Los mejores trucos para OneDrive

Una vez que sabemos cómo funciona la sincronización de archivos en OneDrive, es hora de mostrarle una serie de consejos para sacarle el máximo partido.

Libera espacio de almacenamiento

Como se mencionó anteriormente, la carpeta de Dropbox de nuestro equipo incluye acceso directo a todos los archivos, documentos, imágenes, videos, programas y más almacenados en la nube de Microsoft. Cuando abrimos uno de estos documentos, se descarga automáticamente en el dispositivo.

Una vez que dejamos de trabajar con él, el archivo se vuelve a cargar en la nube para sincronizar los cambios, pero el archivo todavía está disponible físicamente en nuestra computadora. ocupar un espacio lo cual, cuando se trata de video, puede convertirse en un problema de almacenamiento para nuestro equipo.

La solución a este problema es colocar el mouse sobre el archivo, presionar el botón derecho y seleccionar la opción hacer espacio libre. De esta forma, el archivo descargado se eliminará de nuestro ordenador y, en su lugar, se mostrará un acceso directo al archivo para cuando necesitemos acceder de nuevo.

Si queremos tener el archivo siempre a mano, mediante el botón derecho, debemos seleccionar la opción Mantener siempre en el dispositivo. Veremos como en ese momento, una vez descargado el archivo, el icono de la nube se sustituye por una marca de verificación verde.

Seleccione qué carpetas sincronizar

OneDrive nos permite seleccionar cuál carpetas de nuestro equipo que queremos sincronizar con la nube. De esta forma, siempre podremos tener una copia de cualquier carpeta guardada en nuestro disco duro sin importar en qué parte de nuestro equipo se encuentre.

Además, también nos permite sincronizar todos los archivos que tenemos almacenados en nuestro escritorio, ubicación que muchos usuarios utilizan para almacenar documentos o imágenes que necesitan para un trabajo, estudio o proyecto personal hasta que finaliza.

De esta forma, si usamos dos PC asociados a la misma cuenta, podemos continuar con el proyecto en otro equipo siempre que tengamos las mismas aplicaciones que necesitamos. Para determinar qué carpetas queremos sincronizar con nuestra cuenta de OneDrive, debemos realizar los siguientes pasos:

Con el botón derecho del ratón, haz clic en el icono de OneDrive, luego haz clic en la rueda dentada y accede a las opciones de configuración. en la tarjeta Facturavamos a la sección seleccionar carpetas y seleccionamos elegir carpetas para finalmente seleccionar qué carpetas queremos sincronizar con OneDrive.

Pausar la sincronización

Cuando sincronizamos archivos grandes, como videos, OneDrive consume un muchos recursos equipo que afecta el rendimiento del dispositivo. Si no podemos esperar a que finalice la sincronización, en archivos grandes el proceso puede tardar varios minutos, lo mejor que podemos hacer es pausar temporalmente la sincronización.

OneDrive nos permite pausar la sincronización durante 2, 8 o 24 horas. Pasado este tiempo, el dispositivo dejará de sincronizar datos con la nube. Si queremos pausar la sincronización de archivos en OneDrive, debemos realizar estos pasos. En el ícono de OneDrive, presione a la derecha, luego haga clic en el engranaje y en la sección pausar la sincronización haga clic en la flecha hacia abajo para seleccionar el tiempo que queremos pausarlo.

Pausar la sincronización usando una conexión móvil

Cuando utilizamos la conexión a internet de nuestro móvil para acceder a OneDrive, es probable que si la nuestra la tasa de datos no es muy generosano nos interesa sincronizar todos los cambios hasta que nos conectemos a una red Wi-Fi ilimitada.

Dentro de las opciones de configuración de OneDrive, la aplicación tiene en cuenta este tipo de red y, si activamos la casilla correspondiente, cuando detecta que se trata de una conexión móvil, automáticamente dejará de sincronizar tus datos. Esta opción está disponible dentro de las opciones de configuración de OneDrive.

Es importante que cuando configuremos una conexión a Internet desde nuestro ordenador establezcamos que se trata de una conexión desde un teléfono móvil para que tanto OneDrive como otras aplicaciones del sistema tengan en cuenta esta información para no descargar actualizaciones, dejar de sincronizar archivos y pronto.

Recuperar archivos borrados

Cuando eliminamos un archivo guardado en la carpeta OneDrive y descargado en nuestro ordenador, automáticamente va a la papelera, desde donde podemos recuperarlo como de costumbre. Pero, si el archivo que hemos borrado, no lo hemos descargado previamente, no podremos recuperarlo de la papelera de reciclaje de nuestro ordenador, pero sí que podremos recuperarlo de la basura de nuestra cuenta de OneDrivedurante los 30 días siguientes a su cancelación, donde se almacenan todos los archivos que hayamos eliminado de la carpeta OneDrive sincronizada con nuestro ordenador o a través de la interfaz web.

Extender la batería del portátil

Como comentaba en el punto anterior, sincronizar archivos de gran tamaño con OneDrive, como con cualquier otra plataforma, consume una gran cantidad de recursos, recursos que afectan al rendimiento y, por tanto, a la consumo de batería si estamos usando una computadora portátil.

En estos casos, debemos considerar si queremos ahorrar batería o si queremos que los datos se sincronicen lo antes posible para tener una copia de seguridad en la nube.

Deshabilitar la sincronización automática de las aplicaciones de Office

Siempre que creamos un documento, Office almacenará de forma nativa una copia del documento en la nube, no localmente, para que podamos continuar con el documento en cualquier otro dispositivo. Sin embargo, a la larga es más una molestia que un beneficio, ya que muchos usuarios prefieren controlar físicamente el guardado del documento junto con la ubicación donde se guarda.

Dentro de las opciones de configuración de OneDrive, podemos desactivar esta opción para que, cuando vayamos a guardar un documento que estemos creando con alguna de las diferentes aplicaciones de Office, la primera opción no sea almacenarlo en la nube, sino en nuestro dispositivo. Para cambiar esta configuración, debemos realizar los siguientes pasos:

Accedemos a las opciones de configuración de OneDrive y accedemos a la pestaña Office. Para deshabilitar esta función, debemos deshabilitar Use las aplicaciones de Office para sincronizar los archivos de Office que abre.

Administrar copias de seguridad

Para aquellos usuarios que use las carpetas Documentos e Imágenes que Windows crea automáticamente en todos los equipos, para guardar los archivos, vídeos y fotos que hacemos, OneDrive no se olvida y, dentro de las opciones de configuración, nos permite sincronizar todos esos datos con nuestra cuenta de OneDrive.

De esta manera, no hay necesidad de cambiar la forma en que trabajamos y comenzar a guardar tanto documentos como imágenes y videos dentro de una carpeta de OneDrive. Si queremos que la plataforma de almacenamiento en la nube de Microsoft se encargue de hacer una copia de ambas carpetas y, de paso, también del escritorio, tenemos que realizar los mismos pasos para seleccionar qué carpetas queremos sincronizar, punto que ya hemos explicado. más.

Caja fuerte personal para sus archivos privados

OneDrive Personal Store es una carpeta segura donde podemos almacenar todos aquellos documentos, imágenes o vídeos que tengamos no queremos que estén disponibles para todos. El acceso a esta carpeta está protegido por un código de acceso de 6 dígitos y/o a través de la aplicación móvil Microsoft Authenticator.

Cualquiera que quiera acceder al contenido de esa carpeta, aunque esté utilizando nuestro equipo, necesito ese codigo para verificar que realmente es el dueño de esa cuenta. De lo contrario, no podrá acceder a su contenido de ninguna manera, ya que está encriptado.

Cierra la aplicación

Si, por algún motivo, desea cerrar la aplicación OneDrive en dejar de sincronizar archivos y para evitar que los cambios lleguen a la nube de Microsoft, la única solución que tenemos es cerrar la aplicación y hacer los cambios necesarios para intentar revertir el problema.

Para cerrar la aplicación OneDrive, haga clic derecho en su icono para acceder a la aplicación. Luego, haga clic en la rueda dentada ubicada en la esquina superior de esa ventana y seleccione la opción Cierra sesión en OneDrive.

Eliminar OneDrive del inicio de sesión

Si nuestro uso de OneDrive se minimiza o simplemente estamos cansados ​​de usarlopodemos eliminarlo del menú de inicio de nuestro ordenador para evitar que se ejecute y consuma recursos que podemos dedicar a otras aplicaciones.

No es necesario utilizar el administrador de tareas, si las opciones de registro de nuestro equipo, solo tenemos que acceder a las opciones de configuración de la aplicación OneDrive, pulsando con el botón derecho del ratón sobre su icono, pulsando sobre la rueda dentada y sobre Ajustes. En la pestaña Configuración, debemos desmarcar la casilla Inicie automáticamente OneDrive cuando inicie sesión en Windows.

añadir varias cuentas

Si estamos suscritos a Microsoft 365 en modo Familia, tenemos 6 cuentas con hasta 1 TB de almacenamiento cada una. Desafortunadamente Windows no nos permite usar diferentes cuenta de OneDrive en la misma computadora, pero si nos permite desvincular la cuenta de OneDrive asociada con la computadora y usar cualquier otra

Para agregar una nueva cuenta, primero debemos desvincular la cuenta que estamos usando. Para hacer esto, haga clic con el botón derecho en el icono de OneDrive y luego haga clic en la rueda dentada. Dentro de las opciones de configuración, en la pestaña cuentashaga clic en Desconectar esta computadora y para agregar una nueva cuenta, haga clic en Añadir cuenta e introducir los datos de la cuenta que queremos utilizar también.

Los datos de la cuenta anterior permanecerán disponibles en el dispositivo hasta que los eliminemos manualmente.