Si trabaja con Microsoft Excel, es posible que de vez en cuando se encuentre con un archivo grande cuyo tamaño desee reducir para que sea más fácil compartirlo en Internet o almacenarlo en una unidad extraíble.
Independientemente del escenario, Excel ofrece varias opciones para reducir el tamaño de la hoja de trabajo. Por ejemplo, puede guardar el archivo en formato binario, cambiar la resolución o la compresión de imágenes incrustadas, eliminar hojas innecesarias, etc., incluida la compresión del archivo en el Explorador de archivos.
Esta guía lo guiará a través de las recomendaciones. (se abre en una nueva pestaña) Pasos para comprimir hoja de cálculo de Excel en Windows 11 o 10.
Cómo reducir el tamaño de la hoja de cálculo en Excel
Cuando usa Microsoft Excel, puede reducir el tamaño de una hoja de cálculo de Excel a través de varios métodos, incluido guardar el archivo en formato binario, reducir la resolución y comprimir archivos de imagen, eliminar hojas innecesarias, excluir el caché del concentrador y usar la compresión de archivos con el Contenedor zip. .
Guardar el archivo actual en formato binario
Para guardar la hoja de cálculo actual en formato binario para ahorrar espacio, siga estos pasos:
- Abierto Microsoft Excel.
- Abre una hoja de cálculo.
- Haga clic en Carpetas.
- Haga clic en Guardar como.
- Use la configuración "Tipo de archivo" y seleccione el Libro binario de Excel (*.xlsb) opción.
- Pinchalo para salvaguardar botón.
Guardar archivo en formato binario
Para cambiar la configuración de Excel para guardar siempre los archivos en formato binario, siga estos pasos:
- Abierto Microsoft Excel.
- Abre una hoja de cálculo.
- Haga clic en Carpetas.
- Haga clic en Opcion.
- Haga clic en para salvaguardar.
- En la sección "Guardar libros de trabajo", use el "Guardar archivos en este formato" ajuste y elija el "Cuaderno binario de Excel" opción.
- Pinchalo CORRECTO botón.
Eliminar hojas de cálculo innecesarias
Alternativamente, si tiene diferentes hojas sin información crítica, puede eliminarlas para ayudar a reducir el tamaño del archivo.
Para eliminar hojas sin información importante de una hoja de cálculo, siga estos pasos:
- Abierto Microsoft Excel.
- Abre una hoja de cálculo.
- Haga clic en una hoja en la parte inferior de la página.
- Confirme que no contiene ninguna información crítica.
- Haga clic con el botón derecho en la hoja y seleccione el Borrar opción.
Guardar a una resolución más baja
Para guardar imágenes en un archivo de Excel con una resolución más baja, siga estos pasos:
- Abierto Microsoft Excel.
- Abre una hoja de cálculo.
- Haga clic en Carpetas.
- Haga clic en Opcion.
- Haga clic en Avanzado.
- En la sección "Tamaño y calidad de la imagen", seleccione la Eliminar datos de edición posibilidad de eliminar datos para restaurar ediciones de imágenes.
- Borrar el "No comprimir imágenes en archivo" opción para permitir la compresión.
- Utilice la configuración "Resolución predeterminada" y seleccione la 150ppi opción o inferior para reducir la resolución de las imágenes.
- Pinchalo CORRECTO botón.
Comprimir imágenes en archivo
Para comprimir imágenes en Excel para reducir el tamaño del archivo, siga estos pasos:
- Abierto Microsoft Excel.
- Abra un documento.
- Seleccione la imagen incrustada en la hoja de cálculo.
- Pinchalo relación de aspecto lengua.
- En la sección "Ajustar", haga clic en el Comprimir imágenes botón.
- En la sección "Opciones de compresión", desmarca la casilla "Aplicar solo a esta imagen" para permitir que se aplique la misma configuración a todas las imágenes del documento.
- Comprobar el "Eliminar áreas recortadas de las imágenes" opción.
- En la sección "Resolución", elija la Usar resolución predeterminada opción.
Evite guardar la memoria caché dinámica en un archivo
Los archivos de Excel que incluyen una o más tablas dinámicas pueden consumir más espacio, ya que guardan la caché de datos de la tabla de origen. Sin embargo, si necesita reducir el tamaño de la hoja de trabajo, puede desactivar la opción de guardar caché de datos para tablas dinámicas para actualizar la información cuando abre el archivo.
Para reducir el tamaño de un archivo de Excel que contiene una tabla dinámica, haga lo siguiente:
- Abierto Microsoft Excel.
- Abra un documento.
- Seleccione una celda en la tabla dinámica.
- Pinchalo Análisis de tablas dinámicas lengua.
- En el Tabla dinámica grupo, haga clic Opcion.
- Pinchalo Datos lengua.
- Borrar el "Guardar datos de origen con archivo" opción.
- Comprobar el "Actualizar datos al abrir archivo" opción.
Comprime el archivo de la hoja de cálculo
Si no desea cambiar la configuración de la aplicación, también es posible reducir el tamaño de la hoja de cálculo utilizando la compresión de archivos con una carpeta zip.
Para comprimir una hoja de cálculo de Excel para reducir el tamaño del archivo, siga estos pasos:
- Abierto Explorador de archivos.
- Abra la ubicación de la carpeta que contiene los archivos que se van a comprimir.
- Pinchalo Nuevo botón de menú en la barra de comandos y seleccione el Carpeta comprimida (en zip) opción.
- Confirme un nombre para la carpeta zip y presione Entrar.
- Seleccione la hoja de cálculo para comprimir.
- Haga clic con el botón derecho en la selección y elija el Cortar opción
- Haga doble clic en la carpeta zip recién creada.
- Pinchalo Masa botón de la barra de comandos.
Después de completar los pasos, la hoja de cálculo de Excel reducirá su tamaño para que sea más manejable.
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