Cómo recuperar documentos de Word o Excel no guardados

Afortunadamente, las herramientas de Office tienen la capacidad de recuperar versiones anteriores de nuestros documentos. Asimismo, también tienen la capacidad de recuperar archivos que hayamos perdido sin haberlos guardado previamente, por lo que antes de ponernos las manos en la cabeza, solo tendremos que realizar unos sencillos pasos para arreglarlos.

La importancia del guardado automático en Microsoft 365

Una de las características más importantes de Microsoft 365 es la sección sobre Autoprotegido que están disponibles en Excel, Word y PowerPoint. Esta función se encarga de guardar automáticamente nuestro documento de trabajo, lo cual se hace con mucha frecuencia mientras lo estamos usando. De esta forma, no tenemos que preocuparnos por cerrar un archivo por error, o que el sistema operativo se reinicie sin poder guardar nuestro trabajo.

Se encuentra el guardado automático habilitado por defecto en Microsoft 365, siempre que el archivo esté almacenado en OneDrive, donde se guardará cuando hagamos cambios en el documento de trabajo. También es útil para el trabajo en equipo, ya que OneDrive abre estos documentos.

Recuperar documentos en Word

Word nos permite recuperar versiones anteriores de un archivo en el que estamos trabajando. Asimismo, también nos permitirá recuperar un documento que no hayamos guardado previamente.

Ver versiones anteriores de un documento

Lo primero que haremos será ver las versiones anteriores del documento, para lo cual debemos acceder al «Historial de versiones». Para ello tenemos dos formas. Podemos hacer clic en el nombre del archivo en la parte superior de Word. Luego seleccione Historial de versiones o haga clic en el botón "Archivo" en la barra superior, seleccione Información y finalmente en "Historial de versiones". En ambos casos debemos tener habilitado el autoguardado de Microsoft 365.

A continuación, se abrirá el panel "Historial de versiones" en el lado derecho. En él podemos ver en la parte superior la versión más reciente de nuestro documento, ordenada por fecha para una mejor organización. Podemos ver cualquier versión del documento haciendo clic en Abrir versión, pudiendo confirmar que efectivamente era una versión anterior al verificar la etiqueta de Versión anterior en el documento.

Al hacer clic en el documento, se abrirá una versión de solo lectura con la versión anterior del documento. Si miramos justo debajo de la cinta, veremos un botón que dice "Restablecer". Si hacemos clic en él, reactivaremos la versión anterior para que podamos realizar cambios, así como guardarlo o crear un archivo de forma independiente. También podemos utilizar el botón "Comparar" para comparar las diferencias con otras versiones y ver las diferencias.

Recuperar un documento cerrado sin guardar

En caso de que queramos restaurar un documento que cerramos sin guardar, necesitamos abrir Word y hacer clic en la sección "Archivo" en la parte superior izquierda. A continuación, haga clic en el botón "Abrir" y aparecerá el botón "Recuperar documentos sin guardar" en la parte inferior derecha.

Haga clic en el archivo que desea recuperar y haga clic en "Abrir". Esto abrirá una ventana del Explorador de archivos de Windows, que nos mostrará una carpeta oculta. En él encontrarás los documentos, aunque no los hayamos guardado previamente. Así que solo tenemos que pinchar sobre el que queremos recuperar.

Recuperar presentaciones de PowerPoint

Si estamos trabajando con una presentación de PowerPoint, podemos recuperar cualquier sesión anterior siempre que lo necesitemos. También será posible abrir y recuperar una presentación que no hayamos guardado previamente.

Restaurar una versión anterior del documento

Para restaurar una sesión de PowerPoint con el autoguardado de Microsoft 365 habilitado, necesitaremos acceder al "Historial de versiones". Para ello hacemos clic en la pestaña "Archivo" y en la columna de la izquierda hacemos clic en "Información" y finalmente en "Historial de versiones". También podemos seleccionar directamente el nombre del archivo en la parte superior derecha. En ambos casos, el «Historial de versiones» aparecerá en el lado derecho.

En esta sección veremos cómo Microsoft clasifica las versiones anteriores del documento tanto por fecha como por hora. Si queremos cargar una versión anterior, tenemos que hacer clic en el botón "Abrir versión", que encontramos debajo de la versión que queremos abrir.

A continuación, aparecerá un archivo de solo lectura en el que se mostrará una versión anterior de dicha presentación. Justo debajo del menú de la cinta, veremos un botón que dice "Revertir" para volver a la versión anterior. Podemos copiar el contenido de esta versión o guardarlo como un archivo separado.

Recuperar una presentación que cerramos sin guardar

En caso de que cerramos accidentalmente un archivo sin haberlo guardado previamente, también podemos recuperarlo. Para hacer esto, haga clic en el botón Archivo, ubicado en la parte superior izquierda. Luego haga clic en Abrir. En la parte inferior derecha veremos cómo nos encontramos con un botón que dice Recuperar presentaciones no guardadas.

Cuando haga esto, aparecerá una ventana con el Explorador de Windows, mostrando una carpeta oculta. En él se encuentran los documentos que no hemos guardado previamente, por lo que solo será necesario hacer clic en el que queremos recuperar.

Restaurar hojas de cálculo en Excel

Cuando creamos hojas de cálculo es posible que en algún momento necesitemos devolver una sesión anterior de nuestro documento, lo que la herramienta de Microsoft nos permitirá hacer. También es posible que, en caso de que hayamos cerrado el documento sin guardarlo, podamos recuperarlo.

Restaurar una hoja de trabajo anterior

Para volver a una versión anterior de un documento de Excel, necesitará tener la opción de autoguardado en Microsoft 365. Podemos volver a una versión anterior del documento que estamos usando el «Historial de versiones». Esto es algo que podemos hacer de dos formas diferentes. Por un lado, podemos hacer clic en el nombre del archivo en la parte superior y seleccionar "Historial de versiones". Del mismo modo, también podemos hacer clic en Archivos e información, para hacer clic en «Historial de versiones».

De cualquier manera, este historial aparecerá en la columna de la derecha. Aquí podemos ver cómo están organizados los archivos tanto por fecha como por hora, para que podamos localizarlos más fácilmente. Ahora solo tenemos que hacer clic en el botón "Abrir versión", que se encuentra debajo de cada versión.

Luego de hacer clic, aparecerá un archivo de solo lectura donde aparecerá el contenido de dicho documento. Bajo el menú de la cinta, encontramos un botón que dice "Restaurar", que si se presiona nos impedirá la versión anterior. Una vez habilitado, podemos copiar el contenido de esa versión o guardarlo como un archivo separado.

Recuperar una hoja de cálculo sin guardar

Excel también nos permitirá recuperar un documento que hayamos cerrado sin guardar. Para hacer esto, necesitamos hacer clic en el botón Archivo y luego hacer clic en Abrir. Aquí veremos como a continuación nos encontramos con el botón Recuperar Presentaciones no guardadas, sobre el que haremos clic.

A continuación, aparece una ventana con el Explorador de Windows, mostrándonos una carpeta oculta. En él encontraremos todas las hojas de Excel que hemos creado pero que no hemos guardado previamente. Por este motivo, para recuperarlos, simplemente haga clic en la opción deseada.