Que es combinar correspondencia y como usarlo

Como no podía ser de otra manera, la gran mayoría de funciones que nos presenta este programa ofimático están enfocadas a optimizar el trabajo de sus usuarios. Esto es algo que cobra especial importancia en este caso, sobre todo si tenemos en cuenta que se trata de una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo. Así, uno de los principales objetivos de Microsoft Con Word, sus millones de usuarios son lo más productivos posible.

Además, este mismo objetivo también se puede extrapolar a otras soluciones hermanas como Excel o PowerPoint, entre otras. Y es algo que debemos tener en cuenta en este punto, es que Word no es solo un simple editor o creador de documentos de texto. Desde aquí podemos realizar muchas otras actividades relacionadas con el mundo de la ofimática, como veremos. A todo esto podemos sumar la cantidad de elementos adicionales con los que nos podemos ocupar hoy a partir de hoy Software. Hablamos de objetos como fotos, videos, enlaces, tablas, Arte de palabras, gráficos, etc.

¿Qué es la función Combinar correspondencia en Word?

Con todo y con eso, en estas mismas líneas queremos centrarnos en un tipo de tratamiento de datos algo concreto. En particular, nos referimos a una función comúnmente llamada combinación de correspondencia o combinación de correspondencia. Bueno, para empezar con todo esto te contamos que esto es algo que nos ahorrará una enorme cantidad de tiempo y esfuerzo. Al mismo tiempo, cabe destacar que será de gran utilidad tanto en entornos profesionales como domésticos. Todo esto se puede encontrar en la opción de menú Coincidencia Interfaz principal de Word.

Función de combinación de correspondencia

Decimos esto porque esta es una característica de este software que nos ayudará tanto en casa como en el trabajo. Es posible que deba enviar invitaciones a eventos personales a familiares y amigoso una carta comercial de empleo. La principal utilidad de lo que estamos comentando es que, en la mayoría de casos similares a los mencionados, es probable que tengamos que enviar el mismo documento a varias personas.

Evidentemente, si es necesario, donde más tiempo perdemos, una vez hemos redactado el documento original, es personalizando el saludo o la dirección de cada destinatario. Ciertamente hemos tenido que sufrir esto en varias ocasiones.

Cómo funciona la combinación de correspondencia

Pero para el futuro, se recomienda el uso de la función. Unificación de correo Palabra para ahorrar mucho tiempo. En realidad, esto se logra porque con esta opción de combinación de correspondencia incluida en el programa, Word inserta automáticamente una gran cantidad de datos, para que podamos enfocarnos en el contenido del mensaje original y adecuado para todos los destinatarios.

Y es que en este punto debemos tener en cuenta que si bien los destinatarios pueden variar, existen los campos que necesita ser personalizado. Como regla general, estos suelen ser el campo de dirección y el encabezado, es decir, el saludo inicial. Pero podemos encontrar otro tipo de datos que necesitamos adaptar como números de clientes o cualquier otro informacion personal.

Extraiga los destinatarios para la combinación de correspondencia

Pues como te contamos antes, por eso te decimos que lo primero que hacemos es redactar el documento original y común para todos. A continuación, desde la misma interfaz del programa, debemos ir al menú llamado Correspondencia. En este punto cabe destacar que el editor de texto nos permite consultar distintas fuentes para obtener la información necesaria.

Por ejemplo, podemos utilizar nuestros contactos de Vistao importar tablas que ya hemos creado en Excel. Además, y como no podía ser de otra manera, también podemos introducir información relativa a los destinatarios, directamente a mano en Word. Obtenemos todo esto a través de la opción de menú Emparejar / Seleccionar destinatarios.

seleccionar destinatarios

Por supuesto, en caso de que usemos un Sobresalir, necesitamos organizar correctamente los datos en una tabla y agregar títulos a la columna. Esto se debe a que Word extrae la información directamente de ese archivo. Pero también puede suceder que desee ingresar los datos directamente a mano. Para ello, seleccionamos la opción Escribir una nueva lista para que el programa nos presente las columnas en las que podemos ingresar la información correspondiente.

ingrese los datos a mano

Obviamente aquí tenemos la posibilidad de cambiar el nombre de estas columnas de datos, eliminando las innecesarias o agregando otras. Todo dependerá en gran medida de la cantidad de datos que queramos modificar y personalizar en cada documento original que sea la base. Una vez que se hayan ingresado todos los datos, Word sugiere guardar la nueva base de datos para que pueda usarla en el futuro.

Cómo combinar correspondencia en Word

Ahora tenemos tanto el documento de texto original que nos servirá de base, como la base de datos con los contactos a los que va dirigido que hemos seleccionado o creado anteriormente. Algo muy importante en la combinación de Word es el botón Bloque de direcciones. Esto nos muestra una ventana para determinar la estructura de direcciones de la tabla previamente creada o seleccionada.

botón de bloqueo de dirección

También será de gran utilidad la llamada Línea de Saludos, a través de la cual podemos integrar un saludo completamente personalizado en el documento.

hola botón de línea

Asimismo, para rellenar y personalizar el resto de campos que podrían formar parte de los nuestros. documento original Le recomendamos que eche un vistazo a Insertar campo combinado.

Campo combinado

Aquí podemos agregar datos Aduanas correspondientes a varias categorías en la tabla de datos que creamos al principio.

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